Herausforderung:

• Abwicklung von Serviceaufträgen des eigenen Produktes, das sich an kundespezifischen Bedürfnissen orientiert, und welches in den unterschiedlichsten Branchen (Banken, Flughäfen, Krankenhäuser, Rechenzentren, etc.) eingesetzt wird.
• Lösung zur mobilen Datenerfassung und -verarbeitung von Wartungsprotokollen, Dokumentations-Fotos und Prüfberichten

Ziel:

• Kurzfristige Lösung, hoher Zeitdruck, da Großauftrag anstand
• Ohne Schulungsaufwand einsetzbar
• Zentrale Datenhaltung

Zukunftssichere Lösung:

• Webapplikation auf Basis unseres Moduls Workflow Management System von InControl
• Webanwendung als Software as a Service mit verschlüsselter Datenübertragung
• Migration bestehender Dateien und Datenbanken auf eine zentrale Datenbank in einem deutschen Rechenzentrum
• Support bei der Einführung der Lösung
• Kernfunktionen
  • Kunden-, Standort- und Inventar-Verwaltung
  • Erstellung und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen
  • Konfigurierbare Prüfprotokolle
  • Ablage von Fotos und Dateien
  • Datenimport und -export in PDF und Excel
  • Mobile Datenerfassung auch ohne Zugriff aufs Internet

Flexibilität:

• Bereits drei Wochen nach Beauftragung kann die Lösung eingeführt werden

Nutzen:

• Weiterentwicklung und Erweiterung sind mit geringem Aufwand nun jederzeit möglich
• Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
• Datenarchivierung
• Reporting
• zukunftssichere Plattform

Herausforderung:

• Meldung und Verwaltung von Aufträgen und Störungen über das Incident Management System Jira einer MS-Lync (i.e. Skype for Business) Applikation sowie zugehöriger Server und Hardwarekomponenten
• Betrifft 50 Standorte in drei europäischen Ländern und mehrere Datencenter

Ziel:

• Reduktion der Anzahl der zu betreuenden Management-Systeme
• Autarkes Berichtswesen zur Dokumentation ohne Nutzung von Jira
• Einbindung von Lieferanten die die Hardware betreuen und auf Störungen des Dienstes reagieren

Zukunftssichere Lösung:

• Realisation eines Incident Management Systems auf Basis von InControl innerhalb weniger Tage, das spezifisch auf die Bedürfnisse dieses Projektes zugeschnitten ist
• Bedingt durch die eingeschränkten Möglichkeiten von Jira und um eine schnelle Kommunikation zu gewährleisten, findet der Datenaustausch per E-Mail statt
• Der E-Mail-Inhalt ist so strukturiert, dass er vollautomatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann
• Eine Erkennung von ggf. verloren gegangenen E-Mails ist berücksichtigt
• Da das System im Internet verfügbar ist, können Lieferanten standortübergreifend die Tickets bearbeiten; ein entsprechender Workflow wurde hinterlegt
• Ein projektspezifisches Berichtswesen rundet die Lösung ab, Schnittstellen zu weiteren Kundensystemen – wie z.B. Monitoringsysteme - sind eine Selbstverständlichkeit

Flexibilität:

• Erweiterungen sind dank der flexiblen Lösung leicht zu realisieren. So können jederzeit modular Schnittstellen zu den Auftragssystemen der Lieferanten realisiert werden

Nutzen:

• Hohe Flexibilität bei der Kopplung von Ticketsystemen
• Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
• Datenarchivierung
• Integration in Monitoring-System
• Reporting
• zukunftssichere Plattform
  
  

Herausforderung:

• Austausch von mehreren 1.000 Mobiltelefonen international tätiger Mitarbeiter
• Über das Helpdesk des Unternehmens soll eine Terminvereinbarung zum Austausch vereinbart werden
• Gleichzeitig soll über das Helpdesk eine Personalisierung des neuen Mobilgerätes möglich sein

Ziel:

• Effiziente Terminierung zum Austausch der Mobiltelefone
• Vermeidung von Überbelastung des Serviceteams
• Ganzheitlicher, automatisierter Prozessablauf
• Bereitstellung von Infomaterial für die Mitarbeiter zur Konfiguration des Mobiltelefons
• kurzfristige Lösung erforderlich

Zukunftssichere Lösung:

• Mit InControl wird ein Webportal bereitgestellt, das über einen personalisierten Link erreichbar ist
• Dieser Link wird in einer persönlichen Einladungsmail an den Mitarbeiter gesendet, der sich dann die freien Termine ansehen und passend buchen kann
  • Nach erfolgter Buchung erhält der Mitarbeiter eine Buchungsbestätigung inkl. Outlook-Termin, vor dem Termin nochmal eine Erinnerungsmail
  • Bis die Buchung endgültig vorgenommen ist, sendet InControl automatisiert periodisch Erinnerungsmails
  • Über das selektive Senden von E-Mails kann die Terminvergabe effektiv gesteuert werden
• Am Tag des Termins veranlasst InControl eine entsprechende Serverkonfiguration, stellt dem Serviceteam entsprechende Listen bereit, generiert zum Ausdruck personalisierte Übergabeprotokolle

Flexibilität:

• Erweiterung um Verwaltung und Inventarisierung der SIM-Karten
• Erweiterung um im Servicefall Mobilgeräte auszutauschen

Nutzen:

• Bereitstellung einer effizienten Terminierung aller Mitarbeiter nach zehn Arbeitstagen
• Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
• Datenarchivierung
• Integration in Monitoring-System
• Reporting
• Inventarisierung
• zukunftssichere Plattform

Herausforderung:

• Überwachung, Betreuung und Konfigurationsänderungen von ca. 1.000 LAN-Switche
• Änderungswünsche werden über ein proprietäres Excel-Sheet bereitgestellt und sollen nach einer Vorlaufzeit von 2 Stunden durchgeführt werden

Ziel:

• Durch Automatisierung Optimierung des personal- und kostenintensiven Prozesses

Zukunftssichere Lösung:

• Excel-Sheet wird an eine von InControl überwachte dedizierte E-Mail-Adresse gesendet
• InControl prüft, ob die E-Mail aus einer autorisierten Quelle stammt, analysiert den Auftrag im Excel-Sheet und erfasst den Auftrag
• Periodisch werden für alle Aufträge Konfigurationsdaten erzeugt, die per Konfigurationsdatei an die Switche übertragen werden
• InControl ist über mehrere Firewalls mit dem Netzwerk des Kunden verbunden
• Die Konfigurationsdaten werden in die Cisco-Switche importiert und die entsprechende Konfiguration eingestellt
• Nach erfolgter Änderung wird der Kunde per E-Mail informiert
• Die Änderungen werden auch gleich in das Inventar übernommen, das als Basis für die Rechnungsstellung dient
• Zusätzlich wird nachts die Konfiguration aller Switche durch InControl ausgelesen und mit dem Inventar abgeglichen

Flexibilität:

• Automatisierung setzt Personalressourcen frei, die anderweitig eingesetzt werden können

Nutzen:

• Ertragssteigerung dieses Projektes
• Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
• Datenarchivierung
• Bewahrung der System-Konsistenz
• Reporting
• Inventarisierung inkl. Rechnungsstellung
• zukunftssichere Plattform

Herausforderung:

• In einem proprietären Intranet-Portal kann Computerzubehör, wie Headsets, Webcams etc. bestellt werden
• Bearbeitung großer Bestellmengen mit minimalem Mitarbeitereinsatz und Zeitaufwand inkl. begleitendem Workflow

Zukunftssichere Lösung:

• InControl erfasst in Echtzeit die über den HP Service Manager übermittelte Bestellung und startet den Workflow
  • Dokumentation der Bestellung inkl. Zeiten
  • Erzeugen und Senden einer strukturierten E-Mail an den Lieferanten, die dieser in seinem SAP-System erfassen kann
  • Kontrolle der vom Lieferantensystem automatisiert erstellten Rückmelde-E-Mail und Erfassung der entsprechenden Auftragsnummern. Wird eine Auftragsbestätigung nicht erkannt wird ein Mitarbeiter des Kunden informiert
  • Erfassen der Versandbestätigung des Lieferanten inkl. Tracking-Nummer
  • Senden einer E-Mail an den Mitarbeiter des Endkunden als Versandbestätigung inkl. der Tracking Nummer, damit dieser die Lieferung seiner Bestellung nachverfolgen kann
  • Rückmeldung über den Webservice an das Endkundensystem über den abgeschlossenen Auftrag
  • Inventarisierung des Gerätes
  • Veranlassen der Rechnungstellung

Flexibilität:

• Anwendung ist beliebig skalierbar, sodass weitere Lieferanten integriert und eine beliebige Anzahl von Auftragssystemen bedient werden können

Nutzen:

• Ganzheitliche Optimierung des Bestell-Ablaufes inkl. bedarfsgerechter Kommunikation
• Effiziente Nutzung von Personal, Zeit und Kapital
• Datenarchivierung
• Bewahrung der System-Konsistenz
• Reporting inkl. SLA-Ermittlung (Leistungsermittlung)
• Inventarisierung inkl. Rechnungsstellung
• zukunftssichere Plattform

Herausforderung:

• In einem proprietären Intranet-Portal können Telefone, Accounts oder Zusatzfeatures zu Accounts bestellt, geändert oder gekündigt werden

Ziel:

• Effiziente Abwicklung eines monatlich sehr großen Auftragsvolumens

Zukunftssichere Lösung:

• InControl erhält über den HP Servicemanager und einer Web-Schnittstelle den erfassten Auftrag, führt eine Plausibilitätsprüfungen inkl. Zurückweisung bei Fehlermeldung durch
• Nach Validierung wird der Auftrag durchgeführt
  • Lieferung oder Abholung der Hardware
  • Telefon-Konfiguration erfolgt über eine Webschnittstelle vollautomatisch im Cisco Call-Manager
  • Änderungen im Anrufbeantworter-System erfolgen über eine Web-Schnittstelle
• Fertiggestelle Aufträge werden über den gleichen Kommunikationsweg (HP Servicemanager oder E-Mail) kommuniziert

Flexibilität:

• Basissystem ist jederzeit um Elemente im Workflow erweiterbar
• Bei einer Vertragserweiterung des Dienstes können neue Telefonfeatures schnell und unkompliziert hinzugefügt werden

Nutzen:

• Effiziente Abwicklung eines großen Auftragsvolumens
• Zeit- und Personal-Ersparnis durch Vereinfachung der Vorgehensweisen
• Datenarchivierung
• Bewahrung der System-Konsistenz durch automatische Plausibilitätsprüfung
• Reporting
• zukunftssichere Plattform